2009年06月29日

[コンセプト]責任の分割と全体最適化

前回のコンセプトで、業務の効率化を図るためには責任を明確にすべきであるにもかからず、それが逆に全体の効率を落とす事があると言うことについて書きました。恐らくほとんどのSIerは薄々気が付いていても、この事を認めないか業務の分析が悪いからだと主張するでしょう。それがシステムにおける常識だからです。

しかし、私はある視点からすれば、責任の明確化が全体の効率を落とす原因になえるのは当然の事だと考えます。それは、責任を設定すると言う事は、解決しようとする目的を変えてしまうからです。つまり、全社的な利益確保よりも、各責任を果たすことが目的になってしまうと言う事です。

責任を果たす事を目的として考えれば、余剰人員が出ても、それは組織の内部に隠ぺいされます。いざという時に足りなければ責任問題になるからです。同様に、内部のフローも外部からは極力分からなくされます。変にいじられては、責任を果たせなくなる場合があるからです。こうして、徐々に防御的になり、組織そのものの生存本能のようなものが出来上がります。「組織は作るより壊す方が難しいものだ」と言われれば、思い当たる事も多いのではないでしょうか。

もともと、この「責任」は全体最適化を行うための便宜的なものでしかなく、それ自体に意味があるものではありません。また、世の中の流れ、マーケットにおける自社の位置付け、会社の規模や社員のレベル等などにより最適化の方法は異なるでしょう。小さい会社には小さい会社なりの戦い方があり、それに応じて社内を作る必要があるからです。つまり責任は適宜変更されなければならないのですが、それが困難ならば全体の効率を落としてしまうのは当然と言えます。

これに対する一つの対策として、組織としてのノウハウを全てシステムに落とし込むというものがあります。大規模なコールセンターのシステムなどはその典型でしょう。この場合、組織としての暗黙の知識がないため、組織を壊すのも簡単になります。ただこの方法は、ある程度大規模で事業全体におけるシステムコストが低くないと成功しません。また、そうした環境で社員が前向きに仕事に取り組めるのかという疑問もあります。コールセンター的なシステムで、OA機器などの営業をしている会社もありますが、総じて在籍期間は短いようで、一般的なモデルになりそうも無いというのが私の認識です。

作業を分担すれば、責任がついてまわるのは必然なのですが、こうした問題は不可避なのでしょうか。実のところ、こうした問題はプログラミングととてもよく似ています。ならば、同じような考えて対応できるのではないかと言うのが、私の考えです。この続きは、次回のコンセプトで書きたいと思います。


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2009年06月25日

[BUG]商談名でグルーピングした時の異常動作

すいません、今回はバグの報告です。

例えばZiraffeCRMの社員のINDEXページに表示されている「継続中の担当商談」の一覧において、項目の並びを「商談名」でグルーピングしたときに表示上の問題が発生します。

元々の状態がこれです。(クリックすると拡大表示します)

Fig1

グルーピング表示を解除し、並び順を変更したものです。

Fig2

これを見ると 「2009Q3」商談の「初回訪問」がバラバラになっており、商談進捗でソートされていません分かります。これ自身はZiraffeのバグではありません。なぜならば「商談名」は同じように表示はされていますが、商談としてはそれぞれ別々であるため、同じように見える商談名の中にも並び順が存在するためです。

ただしこれを商談名でグルーピングすると、商談名が同じ場合に結合してしまう問題があります。具体的には以下のようになってしまいます。

Fig3

修正が完了したら、またお知らせします。
なお、Ziraffeは表示値が同じならば同じ値としてソートさせることもできます。その指定については次回のTipsで説明します。


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2009年06月22日

[コンセプト]システムの導入とその後

前回のコンセプトで、システム化がコミュニケーションを減らすことについて書きました。これ自体は決して悪い事ではなく、雑談なんだか情報交換だかよく分からない会話が減ると言うだけの話です。即ち、システムによる省コミュニケーション化です。

なぜ、システムによってコミュニケーションを減らせるのかと言えば、本質的には責任の分担を明確にしているからです。もちろん、責任の明確化自体は良い事なのですが、システムにおける「責任」とは「行動に対する責任」であることに注意しなければなりません。結果よりも手順が重要であると言うことです。分かりやすく言えば、いわゆる役所的な仕事の仕方が求められると言うことになります。実際、システムを導入したら、社内が役所っぽくなったという事例は多いでしょう。

役所的であろうとも、効率よくこなせるのであれば、何も問題はありません。むしろ、システムを導入してからしばらくは、非常に効率的に仕事が進む場合が多いと思います。問題は何かトラブルが発生して、運用を見直すことになった場合です。ケースによって対応が異なるような複雑な運用では、現場は混乱します。大概はシンプルな代わりに、冗長な対応がとられるでしょう。これは例えば必要なハンコの数が増えると言う形で現れます。こうしてシステムは徐々に汚れていきます。「システムが古くなってしまった」と言うのは、技術的な変化よりも、こうしたものの積み重ねによるものが多いものです。

ここまでの話をまとめると、システム化はせいぜいその時点における最適解でしかなく、いずれ業務の硬直化や、フローの肥大化を招きやすいということになります。コミュニケーションの希薄化もこれに拍車をかけるでしょう。必要なハンコが増えるごとに、明確だった責任は曖昧になり、システムはその意味をどんどん失います。いずれシステムを再構築する必要性に迫られますが、本質的な問題が解決されない以上、作り直しても同じような問題がまた発生するだけです。

責任を明確にして、効率化を図ること自体が間違っているとは考えにくいにも関わらず、なぜこうなってしまうのか。この周辺を次回のコンセプトで書きたいと思います。
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2009年06月19日

[Tips]伝言としてのToDo

ZiraffeCRMのToDoは、他の社員に対してもToDoを登録する事が出来ます。登録をする場合は、社員検索で登録先の社員を検索し、そのToDoタブを開いて、「ToDoを登録する」をクリックしてください。ToDoの登録フォームが表示されます。他の社員が登録したToDoは、その確認状態が「未確認」になり、詳細画面や一覧画面では、登録したユーザの社員名が表示されます。

これを使用すると、例えば担当者が不在時に電話を受けた時など、その伝言をToDoとして登録することで伝えることが出来ます。この様な使い方をする場合は、活動タイプ名に「伝言」を追加しておくとよいかもしれません。

他の社員に対してToDoを登録することは出来ますが、自分が登録したものであっても、他人のToDoを変更・削除することはできないことに注意して下さい。
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2009年06月17日

[開発]GoogleCalendar連携

Ziraffeは携帯に対応していないのと、社外からアクセスしようとした場合に外からアクセス可能な場所にサーバを置く必要があることに対するセキュリティで悩んでいたのですが、外で見たいのはスケジュールが大半だろうと言うことで、GoogleCalendarあたりと連携が出来れば、良いのではないかと考えています。

と言うわけでGoogle Data APIについて調べたりしています。Googleのドキュメントはしっかりしているのですが、思いのほかそれ以外の情報が少なく、あまり流行っていないのかなぁという感じです。

Ziraffeはインストールを簡単にするため、極力外部のライブラリを使わない方針で作成しています。今回もクライアントライブラリを使用せず、フルスクラッチで作る予定なのですが、適当なサンプルプログラムが見つからず苦労しています。何か情報があれば、お教えいただければ幸いです。

posted by Senoh at 02:38| Comment(0) | TrackBack(0) | 開発