2009年06月19日

[Tips]伝言としてのToDo

ZiraffeCRMのToDoは、他の社員に対してもToDoを登録する事が出来ます。登録をする場合は、社員検索で登録先の社員を検索し、そのToDoタブを開いて、「ToDoを登録する」をクリックしてください。ToDoの登録フォームが表示されます。他の社員が登録したToDoは、その確認状態が「未確認」になり、詳細画面や一覧画面では、登録したユーザの社員名が表示されます。

これを使用すると、例えば担当者が不在時に電話を受けた時など、その伝言をToDoとして登録することで伝えることが出来ます。この様な使い方をする場合は、活動タイプ名に「伝言」を追加しておくとよいかもしれません。

他の社員に対してToDoを登録することは出来ますが、自分が登録したものであっても、他人のToDoを変更・削除することはできないことに注意して下さい。
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2009年06月17日

[開発]GoogleCalendar連携

Ziraffeは携帯に対応していないのと、社外からアクセスしようとした場合に外からアクセス可能な場所にサーバを置く必要があることに対するセキュリティで悩んでいたのですが、外で見たいのはスケジュールが大半だろうと言うことで、GoogleCalendarあたりと連携が出来れば、良いのではないかと考えています。

と言うわけでGoogle Data APIについて調べたりしています。Googleのドキュメントはしっかりしているのですが、思いのほかそれ以外の情報が少なく、あまり流行っていないのかなぁという感じです。

Ziraffeはインストールを簡単にするため、極力外部のライブラリを使わない方針で作成しています。今回もクライアントライブラリを使用せず、フルスクラッチで作る予定なのですが、適当なサンプルプログラムが見つからず苦労しています。何か情報があれば、お教えいただければ幸いです。

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2009年06月15日

[コンセプト] システム化とコミュニケーション

一般的にシステム化のメリットの一つとして、コミュニケーションコストの削減が挙げられます。システム化する際には、例えば担当者に聞かずとも情報が得られる様にしたり、次のフェーズの担当に自動的に情報を引き渡す様にしたりするなど、様々な効率化を図ります。これは、コミュニケーションしやすくすると言うよりも、コミュニケーションを取らなくても必要な情報を流すことができるようにしていると言って良いでしょう。

もちろんこれはコンピュータシステムに限った話ではありません。紙ベースの時代から行われていた「システム化」です。ただそれでも、直接人から人へ渡されていた頃は、ちょっと気になる事がある時などは、手渡す時ついでに話を聞いたものですが、コンピュータ化によってシステムが「洗練」された結果、そうした行動は確実に減ったのではないでしょうか。つまりシステム化が、必ずしも必要とは言えない種類のコミュニケーションを削いでいるということです。

完成度が高いシステムにおいては、各担当は自分の責任範囲だけを確実に処理すれば、全体が最適化された形で業務が遂行されます。その結果、各担当は自分の業務に集中することで効率を上げようとするため、他の業務に関心を持たなくなります。そんな事はないと思われるかも知れませんが、システム化が進む程、トラブルが発生した時に「それは私の仕事とは関係がないし、どこの問題かも分からない」と言う答えしか返ってこなくなると言った経験をされた方も多いのではないでしょうか。

これがどの様な問題を引き起こすのか、次回のコンセプトで書きたいと思います。
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2009年06月13日

[Tips] 一覧表のソート

データベース系システムの場合、一覧表の項目名をクリックするとその項目でソートされるのが一般的ですが、その場合複数項目によるソートをしたときにどの項目が選択されているのか分かりにくかったり、そもそも複数項目でソート出来なかったりします。

Ziraffeの一覧表は、常に左側の項目からソートされているので、そうした問題がありません。ソート順を変更する場合は、項目の並び順を変更して下さい。即ち、ある項目で全体をソートするには、その項目を先頭(一番左)に移動することで行います。項目の移動は、移動させたい項目をクリックして項目メニューを表示し、「項目を移動する」を選択したら、移動先を選択してください。
項目メニューに「降順にソートする」がありますが、これも同様に左側からソートされるので、全体を指定した項目で逆順でソートする場合は、その項目を先頭に移動する必要があります。

また、項目メニューの「この前までグルーピングする」を選択すると、選択した項目より左の列に対して同じ値のセルを結合して表示します(ただし、同じ値であっても、その左側の項目が分割されている場合は結合しません)。これにより、一覧表をすっきりと表示させることができます。
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2009年06月11日

[コンセプト] 情報システムと便利さ

情報システムの導入や検討をする場合、多くのユーザは何かが便利になることを期待しています。SIerやパッケージベンダも、いかにシステムが便利なもので、これによって業務がいかに効率化されるかを中心に説明します。

システムが導入されていない場合、ソロバン・電卓とまではいかなくとも、紙ベースの申請書やメールで回ってきた数字をExcelなどに転記して処理している事が多いのではないでしょうか。そうした場合、紙やメールベースの情報は曖昧さが付きまとうため、担当に確認しながら訂正する必要があったりします。そもそも定期的に機械的な集計をするのは面倒で嫌気がさす仕事です。人間がもっと本質的で高付加価値な仕事をするためには、こうした仕事をシステムに任せようと考えるのは当然です。

しかし、効率という観点から見ると、少々疑問があります。例えば、そうした集計処理にかかってる時間が本当に多いのかと言うことが挙げられます。機械的で面倒な仕事は効率化の対象として挙げられ易いのですが、それによって削減可能なコストはどれだけか確認すると思いのほか少ないというのはよくある話です。実のところ、システムに関係するすべての人の作業量を調べたら、却ってコストが増大していたという場合も珍しくありません。もちろん、効率化されている場合もあるとは思いますが、システム導入の前後で残業代が変わっているか調べてみてはいかがでしょうか。恐らく、ほとんど変わっていないでしょう。システムの導入コストはかかっているにも関わらずです。

ではシステムを使ったときに感じる便利さは一体何なのでしょうか?私はつまるところ、個々の作業の間にシステムが介在することにより、他の担当と直接話をする煩わしさが減ることではないかと考えています。要するに人との会話は面倒事であるということです。

さて、これは業務全体に対して、どのような影響を与えるのでしょうか?次回のコンセプトでは、これについて書きたいと思います。


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